تحية تقدير لكل من شارك من زملائي الأفاضل فى إعداد هذا الدليل وهم ( اسامة عباس - حامد عباس - حسن صابر - ياسر العقاد - خالد حسبو ) تحت اشراف كلاً من ( أ/ نجوى نبيه وكيل المديرية - أ/ كريمة السيد منسى مدير المديرية ) 2013
مقدمة
تعتبر مديرية الشئون الصحية بالشرقية أحدى مديريات الخدمات الرئيسية والتي تخدم قطاع كبير من السكان في جميع مجالات الخدمة الصحية وهى الممثل الرئيسي لوزارة الصحة بالمحافظة .وتعد من مديريات المستوى الأول على مستوى الجمهورية .
وتمارس مديرية الشئون الصحية اختصاصاتها من خلال جدول ترتيب الوطائف المعتمد من الجهاز المركزى للتنظيم والإدارة .
ويوجد للمديرية هيكل تنظيمى معتمد يتضمن كافة التقسيمات التنظيمية التي تمكنها من ممارسة وظائفها بغرض تحقيق الهدف الاسمى للمديرية وهو نشر الوعى الصحي بين المواطنين بنطاق المحافظة مع تقديم الخدمة الصحية لهم بالمستوى المطلوب من خلال كافة المستشفيات والوحدات الصحية التابعة لها والمنتشرة بكافة أرجاء المحافظة في ضوء السياسات العامة للوزارة .
وتتشرف مديرية التنظيم والإدارة ( إدارة التطوير وتقييم الأداء ) بتقديم هذا الدليل لكافة الإدارات المعنية بتقديم الخدمة للمواطنين بهدف تحقيق مستوى جيد من الاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين وكذا تحقيق التنسيق والتعاون التام بين التقسيمات التنظيمية المختلفة .
ويطيب لمديرية التنظيم والإدارة أن تتقدم بخالص الشكر للسيد الدكتور / محسن خريبة والسادة الأطباء مديرى العموم ومديرى الإدارات وجميع العاملين بالمديرية على التعاون البناء فى تذليل كافة العقبات ومساعدة فريق العمل فى إعداد هذا الدليل .
والله ولى التوفيق
الباحثين
الهدف من إعداد الدليل :
• تحديد الإطار العام للعلاقات الأفقية والرأسية داخل الوحدة وتعريف العاملين بأسس هذه العلاقات حتى تتحقق درجة عالية من الرضا بينهم .
• تحقيق مستوى جيد للاتصالات بين الرؤساء والمرؤوسين يساعد على إنجاز الأعمال في الأوقات المحددة لها وبأقل جهد ممكن .
• تحقيق مستوى عال من التنسيق والتكامل بين التقسيمات التنظيمية المختلفة داخل الوحدة .
مزايا إعداد الدليل :
1- توفير المعلومات المطلوبة للرؤساء والمرؤوسين بما يسهم في وضع برامج وخطط العمل على أساس مستقيم .
2- تحديد جوانب السلطة والمسئولية لكل فرد داخل الوحدة طبقاً لنوعية العمل المكلف بتأديته .
3- توحيد أسس أداء العمل والقواعد المنظمة له .
4- معاونة العامل الجديد في معرفة خطوات وإجراءات العمل بطريقة سليمة .
5- سهولة الإشراف والرقابة على الأعمال .
6- تحديد الاحتياجات التدريبية ووضع برامج التدريب اللازمة لنوعيات الأعمال المختلفة بالوحدة .
7- تعريف العاملين بطبيعة العلاقة بين الإجراءات المتداخلة في النشاط الواحد بما يكفل سرعة إنجاز الأعمال وعدم تعطيلها .
8- ضمان استمرار العمل وعدم توقفه في حالة ترك ذوى الخبرة له .
9- إعداد الدراسات المطلوبة حول مشكلات تعقد إجراءات العمل مع تقديم مقترحات حلول تلك المشكلات بما يحقق تدفق سير العمل ورفع كفاءة الأداء .
10- مساعدة الإدارة في وضع أسس سليمة وواقعية لتقدير الحوافز الإيجابية والسلبية بالوحدة
الاختصاصات التفصيلية المعتمدة لمديرية الشئون الصحية :-
الإختصاص العام :-
• بحث اقتراح الخطط الصحية والتي تهدف إلى توفير الرعاية الصحية لسكان المحافظة وربطها بالخطة العامة لقطاع الصحة بالدولة .
• اتخاذ الإجراءات الكفيلة بتنفيذ برامج ومشروعات الخدمة الصحية بالمستويات المختلفة لأجهزة الصحة بالمحافظة .
• التنسيق بين خطة المحافظة في مجال الصحة والمجالات الأخرى المتصلة بها وبين خطة الوزارة وذلك في ضوء السياسة العامة .
• وضع برامج التدريب للعاملين في مجال الخدمة الصحية وما يتصل بها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتنفيذها .
• الإشراف الفني والإداري على المستشفيات العامة والنوعية والوحدات والمجموعات الواردة في اللائحة التنفيذية لقانون الحكم المحلى رقم 43 لسنه 1979 ( الفصل الثالث ) .
• الإشراف المباشر على تفتيش المجموعات ووحدات مكافحة البلهارسيا والملاريا .
• إعداد وتنفيذ الخطط والبرامج الخاصة بمكافحة الأمراض المعدية وناقلات الأمراض وبرامج تحسين البيئة وذلك في نطاق المحافظة .
• الترخيص بإنشاء المستشفيات والعيادات الخاصة ومنح التسهيلات لإنشائها .
• تحديد أجر العلاج بها والتفتيش عليها والإشراف على العلاج الحر والصيدليات الخاصة .
• التنسيق مع المستشفيات التعليمية والمستشفيات والمؤسسات العلاجية ومشروعات التأمين الصحي ومستشفياتها بما يحقق التكامل بين الأجهزة المختلفة .
• الإشراف المباشر على وحدات الإسعاف الطبى .
• تولى سلطة المجلس الطبى على مستوى المحافظة والإشراف على المجالس في مختلف المستويات المحلية .
• تجميع ومراجعة ونشر البيانات الإحصائية الصحية وإعداد التقارير الدورية بها بعد دراستها واستخلاص النتائج منها .
ملاحظات على الهيكل التنظيمي :-
بالإطلاع على الهيكل التنظيمي المعتمد لمديرية الشئون الصحية لمحافظة الشرقية ومدى تطبيقه على أرض الواقع من عدمه تبين الآتي :-
• أن تقسيم الإدارات طبقاً للهيكل التنظيمي المعتمد موزعة على السادة وكلاء المديرية للطب الوقائي والطب العلاجي إلا أن الواقع الفعلي لا يظهر هذا الأمر فهناك وكيل واحد لمديرية الشئون الصحية مسند إليه الإشراف على بعض الأعمال الخاصة ببعض الإدارات دون تخصيص هل هي إدارات تابعة للطب الوقائي أم العلاجي .
• أن إدارة الخدمات العلاجية قد صدر لها قرار رقم (112) لسنة 1984م بشأن نقل تبعيتها من الإدارة العامة للشئون العلاجية والخدمات المكملة بأن تصبح تبعيتها للسيد مدير المديرية مباشرة إلا أن هذا القرار لم يطبق من حيث الشكل على الهيكل التنظيمي المعتمد فنجد أن جميع أعمال الإدارة المشار إليها تتم بالتنسيق مع السيد الدكتور مدير المديرية إلا أنها في الهيكل التنظيمي مازالت تقع ضمن الإدارات التابعة للإدارة العامة للشئون العلاجية والخدمات المكملة .
• تلاحظ أن هناك بعض الإدارات مثل ( إدارة العلاج الحر ) وفقاً للهيكل التنظيمي فهي تابعة للإدارة العامة للشئون العلاجية والخدمات المكملة إلا أنها تمارس نشاطها بالتنسيق مع السيد الدكتور مدير المديرية مباشرة دون الرجوع إلى مدير الإدارة العامة للشئون العلاجية والخدمات المكملة .
• تلاحظ أيضاً أن إدارة تنظيم الأسرة وفقاً للهيكل التنظيمي فهي تابعة للإدارة العامة للشئون الوقائية والرعاية الأساسية إلا أنها تمارس نشاطها بالتنسيق مع السيد الدكتور مدير المديرية مباشرة دون الرجوع إلى مدير الإدارة العامة للشئون الوقائية والرعاية الأساسية .
• هناك بعض الإدارات لم يتطرق الدليل لها على اعتبـــار أنها ليست إدارات فنية وإنما هي إدارات مســــاعدة مثل ( الشئون القانونية – إدارة الأمن – إدارة شئون العاملين ) .
إدارات تابعة للسيد الدكتور مدير المديرية
- إدارة العلاقات العامة .
- إدارة خدمة المواطنين .
- إدارة المجالس الطبية .
- إدارة السكرتارية .
- إدارة المتابعة .
- إدارة التفتيش المالي والإداري .
- إدارة التخطيط والمتابعة .
- إدارة التدريب والمدارس
- إدارة مركز المعلومات .
- إدارة الإعلام والتربية السكانية .
- إدارة التفتيش ومراقبة الجودة الصحية .
إدارة العلاقات العامة :
الهيكل التنظيمي :
تقع إدارة العلاقات العامة تحت الإشراف المباشر للسيد الدكتور/ مدير المديرية .
الاختصاصات المعتمدة :
• الإشراف على توعية الجماهير فيما تقوم به المديرية من جهود لنشر الوعي الصحي .
• العمل على الاهتمام بالنواحي الإنسانية للعاملين بالمديرية والإدارات التابعة وتحسين الروابط الاجتماعية بينهم .
• الإشراف على إقامة حفلات التكريم والحفلات التي تقام في المناسبات المختلفة للعاملين بالمديرية .
• الإشراف على استقبال الخبراء الأجانب والأخصائيين القادمين من خارج المحافظة وإعداد برامج الزيارة لهم ومرافقتهم .
• تنسيق العمل بين الإدارات الصحية وبين المستشفيات والوحدات المختلفة .
• إعداد الاجتماعات والندوات الدورية التي يرأسها مدير المديرية .
• متابعة القرارات الصادرة من مدير المديرية بشأن الإدارات الصحية والوحدات .
• تنفيذ توجيهات مدير المديرية وتعليماته اليومية لحل المشاكل الجماهيرية .
إجراءات (خطوات ) العمل التفصيلية :
• تقوم الإدارة بنشر الوعى الصحي في حالات انتشار الأمراض وذلك من خلال فريق عمل من المديرية يرأسه القسم الوقائى ويتم عمل ندوات توعية للجماهير وتوزيع كتيبات خاصة عن المرض وخطورته وانتشاره وبعد ذلك يتم عمل استطلاع رأى ( استبيان ) لمعرفة مدى نجاح خطة التوعية والمكافحة .
• تقوم الإدارة بالمساهمة في حل بعض المشاكل الخاصة بالعاملين في المديرية والإدارات الصحية .
• تقوم الإدارة بإقامة حفلات التكريم للعاملين بالمديرية في المناسبات المختلفة .
• تقوم الإدار ة باستقبال الخبراء الأجانب وتوفير الظروف الملائمة لهم من حيث تجهيز الطاقم الطبى المرافق لهم وتذليل كافة العقبات التي تواجههم وكذلك توفير أماكن إقامتهم ووسائل انتقالهم .
• تقوم الإدارة بالاشتراك مع مركز النيل للإعلام بإعداد الندوات الطبية والعلمية نظراً لوجود شراكة معه وينحصر دور الإدارة في توجيه الدعوات – حشد الجماهير – الإشراف على إعداد المكان وتجهيزه .
• القيام بمتابعة كل ما ينشر في وسائل الإعلام المختلفة ( صحف ومجلات ....... الخ ) مما له صلة بعمل المديرية ويتم الاتصال بالإدارة المعنية لحل المشكلة والرد عليها .
• تقوم الإدارة بمتابعة توجيهات السيد الدكتور / مدير المديرية فيما يتعلق بحل مشاكل العاملين والمواطنين .
• توقيتات أداء الأعمال :
يتم العمل بالإدارة من خلال توجيهات السيد الدكتور / مدير المديرية ولاتوجد خطة سنوية منظمة للعمل .
النماذج المستخدمة :
• استمارة استبيان مدى ملائمة الخدمة المقدمة من المنشأة الصحية .
مكان العمل :
تشغل الإدارة حجرة يسار مدخل المديرية الرئيسي تبلغ مساحتها 3×2.5 م تقريباً ويوجد بها عدد 3 مكاتب مخصصين لعدد 4 موظفين .
بيان بأسماء العاملين بإدارة العلاقات العامة
الاسم الوظيفة رقم التليفون ( هذه البيانات بالاسماء والوظائف موضوعة فى صورة جدول ) وليس كما تظهر الان وهذا لجميع ماسيرد من جداول فى هذا الدليل
1 د / مجدى مرسى سليمان حجاب مدير إدارة العلاقات العامة 127 ( داخلى )
2 محمد كمال الصادق أخصائى علاقات عامة
3 عامر عبدالعزيز السيد باحث إدارى
4 شيماء السيد عبدالواحد باحث إدارى
5 عفاف يوسف مصطفي كاتبة
إدارة خدمة المواطنين :
تعتبر إدارة خدمة المواطنين أحد التقسيمات التنظيمية بالهيكل التنظيمي المعتمد لمديرية الشئون الصحية وتقع تحت الأشراف المباشر للسيد الدكتور / مدير المديرية وتمارس الاختصاصات الأتية .
الاختصاصات المعتمدة :
• استقبال المواطنين طالبى الخدمة والرد على استفساراتهم وتوجيههم وإرشادهم إلى جهات الاختصاص .
• المعاونة الإيجابية في تذليل ما يصادف العمل التنفيذى من معوقات وصولاً لحل المشكلات الجماهيرية العامة
• تلقى استفسارات وشكاوى ومطالب المواطنين وتجميع مايحتاج منها إلى بحث وإحالتها للمسئولين ومتابعة الرد عليها .
• العمل على حل المشاكل الجماهيرية ومتابعة الوصول إلى حلول لها وإخطار المواطنين بالنتيجة سلباً أو إيجابا
• بحث ودراسة ما تنشره الصحف والمجلات وما تبثه وسائل الأعلام المختلفة خاصاً بالمشاكل الجماهيرية فردية أو عامة بقصد الوصول إلى إزالة أسبابها وحلها .
• إعداد دليل عمل مبسط بأسماء الإدارات المختلفة واختصاصاتها وكيفية أداء عملها والشوط والأوراق اللازمة لطلب الخدمات التي تقوم عليها وأماكنها والمدة اللازمة لتقديمها .
• أظهار المؤشرات التي تدل على مستوى الأداء في الخدمات العامة وتقديم الاقتراحات لتحسين وتطوير هذه الخدمات وتبسيط إجراءاتها.
• إجراءات وخطوات العمل التفصيلية
بمقارنة خطوات العمل التفصيلية الفعلية التي يقوم بها مكتب خدمة المواطنين مع الاختصاصات الواجب القيام بها والواردة بالقرار الجمهورى رقم 70 لسنه 1981 بشأن تنظيم مكاتب خدمة المواطنين تبين أن :
يقوم المكتب بممارسة بعض الاختصاصات الواردة بالقرار الجمهورى المشار إلية وهى على النحو التالي :
• استقبال المواطنين طالبى الخدمة والرد على استفساراتهم وتوجيههم وإ رشادهم إلى جهات الاختصاص .
• استلام الشكاوى الواردة من الجهات ذات الصلة بالمديرية وتحويلها إلى الجهات المختصة للرد عليها .
• تدوين الشكاوى الواردة بالسجلات وتدوين نتيجة بحث الشكاوى عند ورودها من الجهات المعنية ببحثها .
إلا أن مكتب خدمة المواطنين لا يمارس باقى الاختصاصات المخولة إليه بالإضافة إلى قيام المكتب بأداء بعض الأعمال خارج نطاق اختصاصه وهى :
• عمل استمارات المرتبات والحوافز الخاصة بالإدارة .
• عمل خطابات لجميع الجهات من مستشفيات ووحدات صحية وإدارات صحية لتوفير فرص عمل للمواطنين .
• تلقى الطلبات الخاصة بتسوية حالات بعض العاملين بالمديرية والإدارات الصحية التابعة لها وتحويلها إلى إدارة شئون العاملين .
• توقيتات أداء الأعمال :
• يتم العمل بإدارة خدمة المواطنين طبقاً لمواعيد العمل الرسمية والمقررة قانوناً من الساعة 9 ص حتى الساعة الثانية والصف ظهراً .
السجلات المستخدمة :
1 سجل الوزارة : ويتم فيه تدوين جميع الشكاوى الواردة من الوزارة .
2 سجل المحافظة : ويتم فيه تدوين جميع الشكاوى الواردة من المحافظة .
3 سجل العرائض : ويتم فيه تسجيل الشكاوى الواردة من المواطنين باسم السيد الدكتور / مدير المديرية .
4 سجل الشكاوى الواردة من أعضاء مجلسى الشعب والشورى .
5 سجل الشكاوى الواردة من النيابة العامة .
مكان العمل :
يمارس مكتب خدمة المواطنين عمله من خلال غرفة من الألوميتال مساحتها 20 متر مربع تقريباً بالدور الأول من المبنى الرئيسي لمديرية الشئون الصحية .
بيان بأسماء العاملين بإدارة خدمة المواطنين
الاسم المؤهل الدرجة المجموعة العمل الفعلى القائم به
1 رجب الغنيمي عبدالرازق ب . تجارة الأولى تنميه إدارية مدير الإدارة
2 فؤاد حسين السيد ل . أداب الأولى ,, باحث إداري أول
3 تهاني إبراهيم رياض د. تجارة ثانية المكتبية كاتب ثاني
4 صباح لمعي عطاالله ,, ,, ,, كاتب ثاني
5 نبيله محمد محمد ,, ثالثه ,, فني إحصاء
6 سعديه شكري فياض ,, ,, ,, ..
إدارة المجالس الطبية :-
الهيكل التنظيمي :-
تعتبر إدارة المجالس الطبية هي أحد الإدارات الواردة بالهيكل التنظيمي المعتمد لمديرية الشئون الصحية وتقع تحت الأشراف المباشر للسيد الدكتور / مدير المديرية وتمارس الاختصاصات الأتية .
الاختصاصات المعتمدة :
• في مجال التصريح بالأجازات المرضية للعاملين الغير منتفعين بالتأمين الصحي مثل العاملين بالجهاز المركزي للمحاسبات ومأموريات الضرائب والهيئات العامة ... إلخ .
• توقيع الكشف الطبي على السائقين طالبي الحصول أو تجديد الرخص المهنية أو الرخص الخاصة المحولة .
• استخراج قرارات العلاج على نفقة الدولة ( تقدم هذه الخدمة لغير العاملين بالتأمين الصحي ) .
• الكشف الطبي على طالبي المعاشات الاستثنائية والتي تمنح لورثة أرباب المعاشات من العسكريين بالقوات المسلحة وكذلك التي تمنح لأعضاء النقابات المهنية لإثبات الحالات المرضية التي تمنع من مزاولتهم المهنة .
• الكشف الطبي على طالبي استبدال المعاش .
• الكشف على طالبي الحصول أو تجديد رخص حمل السلاح .
• الكشف على الطلبة لتحديد مدى لياقتهم الصحية في بداية الالتحاق بالمدارس أو المعاهد ( طلبة مدارس التمريض والمعاهد الفنية الصحية ) .
• الكشف على الوالدين والأخوة للأطباء وأطباء الأسنان والصيادلة وهيئات التمريض وفنيو الأشعة والمعامل ومعاوني الصحة الخاضعين للتكليف .
• المتابعة والمرور الفني والدوري على المجالس الطبية المحلية بدائرة المحافظة بالإضافة إلى تدريب وتوجيه الأطباء والإداريين بمكاتب الصحة .
توقيتات أداء الأعمال :
• يتم العمل بإدارة المجالس الطبية وفقاً للخطط الموضوعة ومن خلال التنسيق مع بعض الجهات ذات العلاقة .
إجراءات وخطوات العمل التفصيلية:-
وفيما يلي شرح تفصيلي لكافة الاختصاصات المعتمدة والخطوات الخاصة بالحصول على كافة الخدمات الواردة بتلك الاختصاصات .
السجلات والنماذج المستخدمة :
1 - النماذج الخاصة بمنح الأجازات المرضية . 2- النماذج الخاصة بتوقيع الكشف الطبي .
3- النمو ذج الخاص بتوقيع الكشف على السائقين 4- نموذج بنتيجة الفحص المعملي .
5- دفتر تصدير جلسات 6- نموذج تقرير طبي صادر من مستشفى .
7- نموذج طلب علاج على نفقة الدولة 8- طلب علاج على نفقة الدولة (طوارىء )
9- نموذج طلبات متنوعة 10- نموذج تسلم قرارات العلاج على نفقة الدولة .
مكان العمل : تمارس الإدارة أعمالها من خلال مبنى ملحق بمستشفى الأحرار وهو معد بشكل يسهل من طبيعة العمل ومناسب من حيث عدد العاملين به .
بيان بأسماء العاملين بإدارة المجالس الطبية
م
الاسم الوظيفة رقم الهاتف
1 د/ إيناس حمدي محمود مدير الإدارة 0122300275 ت - 2302599
2 أ/ إبراهيم محمد إ[راهيم مدير إداري 01007519693
3 أ/ مرسي شوقي مرسي كاتب
4 محمد عبدالحفيظ محمد كاتب
5 عواطف عبدالنبي محمد كاتب
6 كاميليا حسن محمد كاتب
7 السيد سليمان السيد كاتب
8 فاطمه السيد سعيد ممرضة
9 هدى نبيل فؤاد ممرضة
10 منال محمد عيسى ممرضة
11 صفاء محمود عبدالعظيم ممرضة
12 عايدة ناجي عيد ممرضة
13 جيهان عبدالمجيد السيد فني إحصاء
14 نجاة مصطفى أحمد فني صيانة
15 أشرف إبراهيم عبدالعظيم فني معمل
16 خالد محمود حجازي فني معمل
17 محمد أحمد السيد فني معمل
18 أيمن سعيد أحمد مراقب صحي
إدارة السكرتارية :
الهيكل التنظيمي :
تعتبر إدارة السكرتارية ( سكرتارية السيد الدكتور/ مدير المديرية ) إحدى التقسيمات التنظيمية المدرجة بالهيكل التنظيمي المعتمد لمديرية الشئون الصحية وتقع تحت الإشراف المباشر للسيد الدكتور /مدير المديرية .
الاختصاصات المعتمدة :
• تلقى كافة المكاتبات والتقارير الواردة من مختلف الجهات ودراستها وعرضها على السيد الدكتور / مدير المديرية ( وكيل الوزارة ) .
• توزيع المكاتبات بعد العرض على الإدارات والأقسام المختصة .
• إعداد الأوامر المكتبية وتوزيعها على الإدارات والأقسام المختلفة .
• إعداد المذكرات والدراسات التي يطلبها السيد الدكتور / مدير المديرية .
• تنظيم مواعيد ومقابلات السيد الدكتور / مدير المديرية .
• متابعة الشكاوى الخاصة التي تقدم للسيد الدكتور / مدير المديرية والمعاونة في إنجازها .
• إعداد جداول أعمال اجتماعات ومحاضر الجلسات التي تخص مدير المديرية وحفظ محاضرها ومتابعة تنفيذ قراراتهــــــــا .
• إجراء الاتصالات الداخلية والخارجية المتعلقة بأعمال واختصاصات مدير المديرية .
• إعداد أرشيف متكامل بكافة الملفات والموضوعات الخاصة بمدير المديرية وتبويبها وتنسيقها وترتيبها وحفظها بشكل يسهل الحصول عليها بسهولة .
إجراءات (خطوات ) العمل التفصيلية :
• تلقى المكاتبات عن طريق الوارد بالمديرية وكذلك عن طريق المواطنين وتوزيعها على الإدارات المختصة بعد العرض على السيد الدكتور / مدير المديرية .
• تلقى المكاتبات والتعليمات من الوزارة والواردة بالفاكس .
• إعداد الأوامر المكتبية وتوزيعها على جميع الإدارات بالمديرية والإدارات الصحية.
• إعداد المذكرات الخاصة بناء على تعليمات السيد الدكتور / مدير المديرية فيما يختص بالردود على الموضوعات المختلفة .
• تنظيم جميع مواعيد مقابلات ولقاءات السيد الدكتور / مدير المديرية باستخدام برنامج (out look) الموجود بجهاز الحاسب الآلى الخاص بالإدارة والذى يتضمن ( اليوم – التاريخ – الساعة – المكان – جدول الأعمال ).
• متابعة الشكاوى المقدمة للسيد / مدير المديرية والعمل على إزالة أسبابها بالتنسيق مع الإدارات المختصة .
• إعداد جداول الاجتماعات ومحاضر الجلسات وحفظ المحاضر الخاصة بها .
• عمل دليل إلكتروني على الحاسب الآلى بكافة الملفات الخاصة بجميع الإدارات الصحية متضمناً ( تاريخ المكاتبة – الجهة الوارد منها – رقم المكاتبة – المرفقات – الموضوع - تاريخ الحفظ - مكان الحفظ – رقم الحفظ ) مما يسهل عملية الوصول للبيانات المطلوبة بسرعة وسهولة .
• عمل دليل إلكتروني للفاكسات الواردة لمكتب السيد الدكتور / مدير المديرية متضمنة جميع البيانات الواردة بالفاكس .
توقيتات أداء الأعمال :-
يتم العمل بشكل يومى وفقاً لمواعيد السيد الدكتور / مدير المديرية .
النماذج المستخدمة :
• بيان بالطلبات الواردة يومياً لمكتب السيد الدكتور / مدير المديرية .
• بيان بالمكاتبات والفاكسات التي تم حفظها ( أرشيف الحفظ الإلكتروني )
• نموذج الاجتماعات الخاصة بالسيد مدير المديرية ( برنامج out look)
مكان العمل :
تشغل إدارة السكرتارية ( سكرتارية مدير المدير ) غرفة ملحقة بمكتب السيد الدكتور / مدير المديرية وتقع بالدور الثاني لمبنى المديرية الرئيسي على يمين السلم وتقدر مساحتها 4×5 م تقريباً .
بيان بأسماء العاملين بإدارة السكرتارية ( سكرتارية مدير المديرية )
م
الاسم الوظيفة رقم التليفون
1 ياسر محمد السيد مدير المكتب 01092156869
2 أحمد عبداللطيف السيد كاتب 01007633109
3 عمر محمد محمد محمود فني إحصاء 01283675473
4 يسرى محمد السيد فني إحصاء 01223085112
5 العرباوى محمد عطية فني إحصاء 01004256228
6 عابدين حسن عبدالحليم عامل
7 أحمد عطية عبدالحميد عامل
8 محمد سالم متولى عامل
9 أحمد إبراهيم عبدالحافظ عامل
إدارة المتابعة :
الهيكل التنظيمي :
تعتبر إدارة المتابعة إحدى التقسيمات التنظيمية المدرجة بالهيكل التنظيمي المعتمد للمديرية وتقع تحت الإشراف المباشر للسيد الدكتور/ مدير المديرية .
الاختصاصات المعتمدة :
• معاونة القيادات الإدارية بالمديرية في التأكد من إنجاز الأعمال وتقديم الخدمات في مواعيدها المقررة .
• الكشف عن نواحى القصور والانحراف في إنجاز الواجبات المنوطة بالعاملين وخاصة في مجال التعامل مع المواطنين وإبلاغها فوراً لهذه القيادات للعمل على تلافيها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتوقيع الجزاءات المناسبة على المقصرين .
• متابعة ورقابة أداء الأعمال اليومية بالمديرية وإداراتها والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد لها وإبلاغ الرؤساء بما قد يوجد من تأخيرات في أداء العمل .
• المتابعة الميدانية لوحدات تقديم الخدمة المباشرة للمواطنين للتأكد من المحافظة على مستوى الخدمة وحسن معاملة الجمهور .
• تقديم التوصيات والمقترحات التي تساعد على تلافي أسباب القصور في العمل .
إجراءات (خطوات ) العمل التفصيلية :
• تقوم الإدارة بتلقى الشكاوى الواردة من الجهات المختلفة والرد عليها من خلال المتابعات الميدانية وإعداد التقارير في هذا الشأن
• تقوم الإدارة بمعاونة القيادات بالمديرية في تنفيذ القرارات الصادرة بخصوص بعض العاملين بالمديرية والمستشفيات والوحدات الصحية .
• متابعة التوقيتات الزمنية المحددة لإنجاز بعض الخدمات المقدمة مثل ( شهادات الميلاد – الوفاة – استخراج التراخيص للعيادات والصيدليات ).
• الكشف عن نواحى القصور والانحرافات من خلال متابعة الشكاوى المقدمة من بعض المواطنين بخصوص الخدمة العلاجية عن طريق الزيارات الميدانية وإعداد التقارير عنها .
• المرور الدورى على الإدارات الصحية والوحدات والمستشفيات ومتابعة حالة الانضباط الإداري بها .
توقيتات أداء العمل :
يتم العمل بالإدارة من خلال خطة شهرية للمرور على المستشفيات والوحدات الصحية التابعة .
النماذج والسجلات المستخدمة :
• لاتوجد نماذج محددة يتم العمل من خلالها .
السجلات وتشمل الأتي :
• سجل متابعة الإدارات الصحية والوحدات .
• سجل الشكاوى : ويتم به قيد جميع الشكاوى الواردة للإدارة من مكتب السيد الدكتور / مدير المديرية – خدمة المواطنين – النيابة الإدارية – ديوان عام المحافظة .
• سجل الصادر : وهو خاص بجميع المكاتبات الصادرة من الإدارة .
مكان العمل :
تشغل الإدارة غرفة بالدور الخامس بالمبنى الفرعي للمديرية رقم ( 1 ) على يسار السلم مساحتها 5×4 م تقريباً وهي مناسبة لعدد العاملين وحجم العمل .
بيان بأسماء العاملين بإدارة المتابعة
م
الاسم الوظيفة رقم التليفون
1 عبدالحكيم محمد محى الدين مدير الإدارة 181 ( داخلى )
2 على عبدالعزيز محمد إبراهيم أخصائى متابعة أول
3 بكر أبوبكر بندارى أخصائى متابعة أول
4 إبراهيم محمد فودة أخصائى متابعة أول
5 إدارة مرعى محمد أخصائى متابعة أول
6 محمود اسماعيل محمود أخصائى متابعة أول
7 ياسر محمد إبراهيم أخصائى متابعة أول
8 نعيمة إبراهيم أحمد أخصائى متابعة ثان
9 محمود عبدالقادر مرسى أخصائى متابعة ثان
10 نبيهة محمد فتحى عبدالحميد كاتب أول
إدارة التفتيش المالي والإداري :
تعتبر إدارة التفتيش المالي والإداري إحدى الإدارات المعتمدة بالهيكل التنظيمي لمديرية الشئون الصحية وهي تخضع مباشرة للسيد الدكتور / مدير المديرية وتمارس الاختصاصات التالية :-
• الاختصاصات المعتمدة :
• التفتيش الدوري والمفاجىء على الوحدات الصحية والمستشفيات العامة والمركزية والنوعية بدائرة المحافظة لفحص الأعمال وكافة التصرفات المالية .
• الاشتراك في لجان الجرد السنوي للمخازن على مستوى المديرية والوحدات التابعة .
• فحص مناقضات الجهاز المركزي للمحاسبات نتيجة للتفتيش على وحدات المديرية واستكمال فحصها والتصرف في المخالفات التي تظهر .
• مراقبة عمل الحساب الختامي لصناديق الخدمة للتفتيش عليها .
• الاشتراك في لجان البيع والبت والمناقصات والمزايدات .
• المرور على الوحدات لفحص الشكاوى التي تحتاج للفحص على الطبيعة .
إجراءات ( خطوات ) العمل التفصيلية :-
1. يتم المرور على الوحدات الصحية والمستشفيات المركزية والعامة والنوعية بدائرة المحافظة وذلك من خلال خطة عمل سنوية وذلك بالتنسيق مع أقسام التفتيش المالي والإداري بالإدارات الصحية بمراكز ومجالس المدن لفحص الأعمال وكافة التصرفات الإدارية والمالية .
2. يتم إعداد تقارير شهرية إلى مدير الإدارة العامة للتفتيش المالي والإداري بالوزارة .
3. يتم الاشتراك في لجان الجرد وذلك تحت الإشراف المباشر لمدير التموين الطبي وإعداد تقارير بنتيجة الجرد ترفع للسيد الدكتور / مدير المديرية وفي حالة وجود مخالفات يتم إحالة التقرير للشئون القانونية لاتخاذ اللازم حيالها .
4. يتم فحص تقارير الجهاز المركزي للمحاسبات من خلال وحدة التقارير بالإدارة وتقوم بمراجعة كافة الملاحظات الواردة بالتقارير مع التوصية بكيفية معالجة هذه الملاحظات .
5. الرقابة على حسابات الصناديق الخاصة من خلال مراجعة مصادر الإيرادات وأوجه الأنفاق وفقاُ للقواعد المعتمدة وإعداد تقارير ترفع للسيد الدكتور / مدير المديرية .
6. يتم بحث ما يحال للإدارة من شكاوى والتحقق من صحتها والرد على الشاكي وكذلك الرد على النيابة الإدارية والعامة في بعض الموضوعات .
7. تنفيذ بعض التكليفات بالنسبة لبعض المستشفيات الخاصة والتي تحال إلى الإدارة من الجهات القضائية.
توقيتات أداء الأعمال :-
• يتم الالتزام بخطة التفتيش المالي والإداري طبقاً للخطة الموضوعة وتنفيذها بالتنسيق مع أقسام التفتيش الإدارات الصحية وذلك خلال التوقيتات الزمنية المحددة بالخطة .
• يتم بحث الشكاوى والرد عليها طبقاً للتوقيتات الزمنية المحددة بكتاب دوري الجهاز المركزي للتنظيم والإدارية رقم (14) لسنة 2008م .
النماذج المستخدمة :-
ليست هناك نماذج محددة يتم من خلالها إعداد التقارير .
أما بالنسبة لأعمال الجرد فيتم من خلال نموذج ( 6،7) مخازن وكذلك دفتر ( 3،4) مخازن دفاتر العهدة والشطب ( مرفق صور للنماذج المشار إليها ) .
بيان بأسماء العاملين بإدارة التفتيش المالي والإداري
بدرجاتهم الوظيفية وأرقام هواتفهم
م الاسم الوظيفة والدرجة مكان العمل رقم الهاتف
1 محمد جوده على عوض كبير أخصائيين إدارة التفتيش المالي والإداري 0173358289
2 خليل عبدالخالق خليل ،، 0163249930
3 نبيل عبدالله ســـــليم ،، 0109736229
4 نور الدين أحمد العناني الأولى 0141089685
5 ألسيد عبدالحميد الشرقاوي ،، 0102950766
6 أحمد محمد أنور شلبي ،، 0112426887
7 محمود مصطفي حسن ،، 0162326422
8 سعد أنور جــــلال ،،
9 خالد بسيوني عبدالعزيز ،، 0125944538
10 راضي إبراهيم عبدربه الجمال ،، 0182377429
11 عاطف محمد محمد ،، 0181855655
12 عاطف عبدالصادق مصطفي ،، 0197890021
13 محمد علي عطيه جويلي ،، 0126960449
14 محسن سيد أحمد متولي الثانية 01522857825
15 عبدالناصر عبدالعال حسن الأولى 0122828582
16 عبدالعظيم صابر محمد ،، 0183648073
17 السيد عبدالرحمن صبري الثانية 0146432356
18 طارق إبراهيم عبدالرحمن ،، 00000
19 سامي أحمد عبدالحفيظ ،، 0110257925
20 السيد السيد عسكر الأولى 0190723730
21 محمود السيد عوض الثانية 0161755424
22 إ[راهيم عبدالصبور إبراهيم ،، 0199725616
23 السيد سالم السيد ،، 0142266850
24 سعيد عطيه الصاوي الثانية إدارة التفتيش المالي والإداري 0180140538
25 سلوى محمود عبداللاه الأولى 0197219297
26 نجوى هندي مهاود ،،
27 هدى إبراهيم محمد ،، 0166465464
28 مديحه عبدالسميع عبدالحليم ،، 0166409253
29 سميه محمود السباعي الثانية 0181074960
30 سعيد إ[راهيم السيد ،، 0103173058
31 أيمن محمد فاروق الثانية
32 إبراهيم محمد الشوادفي ،، 0113289876
33 سامح السيد منصور الثالثة
34 محمود حسنين عبداللاه ،، 0180783950
35 زكي السيد علي ،،
مكان العمل :-
تمارس الإدارة أعمالها من خلال غرفة مساحتها (32)م تقريباً بالدور الثاني العلوي بالمبنى الرئيسي للمديرية وهي مناسبة لأداء العمل نظراً لأن معظم العاملين في خطوط سير .
إدارة التخطيط والمتابعة :-
الاختصاصات المعتمدة :-
• الاشتراك في وضع الخطة الصحية على مستوى المحافظة في حدود السياسة الصحية للوزارة .
• تلقي الخطة السنوية بعد إقرارها من اللجنة التنفيذية من المحافظة .
• تلقي كافة البيانات وخطة الوزارة من الناحية الفنية .
• متابعة جميع المشروعات الصحية والمنشأة في دائرة المحافظة .
• توزيع المبالغ لهذه المشروعات حسب الاعتمادات المخصصة لها .
• عمل التقارير الشهرية اللازمة وإرسالها إلى جهات الاختصاص .
• إعداد البيانات الإحصائية .
• تفريغ البيانات الإحصائية وتبويبها وتحليلها والوصول منها إلى مؤشرات عامة .
إجراءات ( خطوات ) العمل التفصيلية :-
1- يتم إعداد الخطة المقترحة بمديرية الشئون الصحية من خلال الخطة الخمسية المعدة سلفاً وذلك قبل بداية السنة المالية بثلاثة أشهر .
2- يتم إعداد الخطة بالتنسيق مع الإدارات الصحية وإدارة الطب العلاجي بالنسبة للمستشفيات والمراكز الطبية .
3- يتم التنسيق بين إدارة التخطيط والإدارات ذات العلاقة في التحقق من جدية الخطط المقترحة ومدى إمكانية التنفيذ .
4- يتم إعداد الخطة المقترحة طبقاً للأولويات بالتنسيق مع الإدارات الفنية بالمديرية ( الطب العلاجي – الرعاية الأساسية .
5- يتم إرسال الخطة إلى الوزارة ومناقشتها مع المسئولين بها .
6- على ضوء المناقشات حول الخطة المقترحة يتم إرسال الخطة الفعلية من الوزارة إلى المديرية مع بداية السنة المالية للشروع في تنفيذها وفقاً للأولويات المتفق عليها .
7- يتم مخاطبة الجهات التنفيذية أو القائمة على عملية التنفيذ ( الهيئة العامة للأبنية التعليمية – الإدارات الهندسية بمجالس ومراكز المدن ) .
8- يتم متابعة التنفيذ بالنسبة للمشروعات من خلال تقارير بمعرفة الفنيين بالإدارة .
9- يتم إعداد المستخلصات بمعرفة الجهات المشرفة والإدارة ثم تقوم بإرسالها لبنك الاستثمار للصرف طبقاً لمراحل التنفيذ الفعلية .
10- يتم إعداد تقارير شهرية للمحافظة بما تم تنفيذه من الخطة .
11- يتم إعداد تقارير ربع سنوية للوزارة بمستويات التنفيذ للمشروعات المدرجة بالخطة ( الإدارة العامة للتخطيط بالوزارة ) .
12- يتم تحرير تقارير لبنك الاستثمار كل ثلاثة أشهر مرفقاً بها المستخلصات وفقاً لمراحل التنفيذ .
توقيتات أداء الأعمال :-
• الخطة المقترحة ترسل للوزارة قبل بداية السنة المالية بثلاثة أشهر .
• التقارير الخاصة بالوزارة ترفع كل ثلاثة أشهر .
• تقارير ترسل لديوان عام المحافظة كل شهر .
النماذج المستخدمة :
ليست لها نماذج محددة باستثناء النماذج الخاصة ببنك الاستثمار ( مرفق صورتها ) .
بيان بأسماء العاملين بإدارة التخطيط والمتابعة
وأرقام هواتفهم
م الاسم الوظيفة والدرجة المكان رقم التليفون
1 د/ حلمي عبدالرؤوف محمد مدير الإدارة إدارة التخطيط والمتابعة 0124105277
2 رفعت عبدالله محمـــــــود كبير أخصائيين 01009725774
3 عبدالرؤوف عبده الســـــيد الأولى 01003275939
4 محمد أحمد عبدالقــــــادر الثانية 01091615773
5 عبدالمنعم عثمـــــــــــــان الثانية 01093285450
6 ماجده محمد الهــــــــــابط الأولى 01282827770
7 محمد سعيد محمد حســن الثانية 0111664121
8 حامد أبــوزيــــــــــد حامد الثالثة 01223440142
مكان العمل :-
تمارس إدارة التخطيط والمتابعة نشاطها من خلال أحد الغرف بالدور الثاني العلوي بالمبنى الرئيسي للمديرية مساحتها تقدر بـ 24 م تقريباً .وهي مناسبة لأداء العمل وعدد العاملين بها .
إدارة التدريب والمدارس :-
تعتبر إدارة التدريب والمدارس هي أحد الإدارات المعتمدة بالهيكل التنظيمي وتتبع السيد الدكتور/ مدير المديرية مباشرة وتمارس مجموعة من الاختصاصات تتمثل في :-
الاختصاصات المعتمدة :-
• حصر الاحتياجات التدريبية سواء من ناحية التخصصات المطلوبة أو مساعدات التدريب المطلوب توفيرها في حدود السياسة العامة للوزارة وإخطار الوزارة بذلك .
• تلقي خطة الوزارة للبعثات الخارجية والداخلية والإعلان عنها بين وحدات المديرية وتلقي الطلبات وإبداء الرأي فيها طبقاً للقواعد المقررة وإرسالها للوزارة .
• إعداد الســــجلات مصنفة حسب التخصصات الممنوحة للعاملين والدورات والدبلومات التي حصلوا عليها .
• أعداد الكشوف للمرشحين للبعثات الداخلية والخارجية حسب أسبقية الترشيح .
• الإشراف على مدارس التمريض الملحقة بالمستشفيات العامة والمركزية ومدارس الزائرات الصحية والمسعفين ووضع جداول الدراسة بها طبقاً للبرامج المقررة بالتعاون مع الأخصائيين .
• الاتصال بمديرية التنظيم والإدارة بالمحافظة للتنسيق في مجال التدريب .
إجراءات (خطوات) العمل التفصيلية :-
أولاً : في مجال التدريب :-
1. تنفيذ البرنامج التدريبي الخاص بمديرية التنظيم والإدارة على مرحلتين :-
أ - إعداد الخطة التدريبية السنوية لفحصها بواسطة السادة المسئولين بمديرية التنظيم والإدارة ثم الرد على مديرية التنظيم والإدارة بما تم فيها .
ب- إعداد الخطة التدريبية الخاصة بمديرية الشئون الصحية والتي تتضمن بعض المجالات التدريبية على النحو التالي :-
- دورات إدارية - دورات تنمية مهارات - دورات طبية
- دورات أزمات وكوارث - دورات فني أغذية - دورات مراقبين صحيين
جـ- تنفيذ الجزء الخاص بالصحة من البرنامج التدريبي العام للتنظيم والإدارة من خلال ترشيح الكوادر المطلوبة للتدريب وتسهيل مهمتهم .
د- تنفيذ الترشيحات لجميع الكوادر والتخصصات لتنفيذ أجندة الوزارة التدريبية والتي تتم في المعهد القومي للتدريب التابع للوزارة ( التمويل يتم من خلال الوزارة والأطباء أنفسهم الراغبين في إتمام مثل هذه الدورات التدريبية ) .
هـ- ترشيح المتدربين المطلوبين لحضور المؤتمرات العلمية داخل القطر وكذلك ورش العمل التي تقوم بها هيئات تابعة للوزارة والهيئات الخاصة .
و - ترشيح الأطباء لنيل درجة الزمالة من الجامعات المصرية .
ثانياً : أعمال المدارس :-
تقوم الإدارة بتنفيذ كافة الاختصاصات المتعلقة بأعمال مدارس التمريض الخاضعة لمديرية الشئون الصحية وذلك على النحو التالي :-
1- أعمال التقدم للدراسة : يتم الإعلان للالتحاق بمدارس التمريض بعد ظهور نتيجة الشهادة الإعدادية العامة وذلك داخل الإدارات الصحية بالمراكز والمدارس متضمناً كافة الاشتراطات الخاصة بالقبول .
2- يتم اختيار المتقدمين عن طريق لجنة مشكلة من المديرية وتشتمل الاختبارات على ( الاختبارات الصحية والنفسية – القدرات – كشف الهيئة ) ويتم بعد ذلك إعلان نتيجة التنسيق .
3- تقوم المدارس باستلام أصول الأوراق من المتقدمين .
4- يتم إرسال كشوف بأعداد المقبولين للوزارة لتوريد الكتب وتسليمها للطلاب .
5- تقوم الإدارة بإخطار مديرية التربية والتعليم لندب عدد من المدرسين للمواد الثقافية وكذلك إخطار الأطباء والتمريض لتدريس المواد الصحية .
6- ويتم تشكيل هيئة التدريس بالمدارس من ( مدير للمدرسة – سكرتير المدرسة – أمين مخزن – عاملة – وأخصائيات تمريض للتدريب النظري والعملي ) .
7- أعمال الامتحانات : امتحانات النقل وهي للصف الأول والثاني ثم الدبلوم . وتتم على النحو التالي : تقوم الإدارة بالاتصال بمديرية التربية والتعليم ( شئون الطلبة ) لتحديد مقار لجان الامتحان .
8- تقوم الإدارة باستلام الأسئلة من السادة الواضعين لها وتسليمها للجنة الطبع التابعة للجنة الكنترول ومقرها إدارة التدريب بالمديرية وتقوم بكتابة وطبع الأسئلة وتسليمها لرئيس لجنة سير الامتحانات ومن ثم مراقبي اللجان هذا بالنسبة لامتحان الصف الأول والثاني .
9- أما فيما يتعلق بامتحان الدبلوم فيكون في لجنة خاصة لجميع الدارسين بالمدارس على مستوى المحافظة وتوضع الأسئلة الخاصة بها بالإدارة المركزية بالوزارة وتسلم أوراق الإجابة يومياً إلى الكنترول بالوزارة .
10- يتم إعلان النتيجة للدور الأول والثاني من خلال إدارة التدريب (مراحل النقل) أما بالنسبة للدبلوم فيتم إعلان النتيجة من خلال الوزارة ومن ثم تسليمها للإدارة وتوزيع استمارات النجاح من خلالها .
النماذج المستخدمة :-
يتم استخدام النماذج الخاصة بإعداد الخطة التدريبية وصرف الأعتمادات الخاصة بالتدريب من رقم (1-10) وكذلك النموذج الخاص بكشف الهيئة الخاص بقبول الطلاب بمدارس التمريض على مستوى المحافظة (مرفق صورة من هذه النماذج ) .
بيان بأسماء العاملين بإدارة التدريب والمدارس
وأرقام هواتفهم
م الاسم الوظيفة مكان العمل رقم الهاتف
1 د/ أحمد سمير عزت مدير عام الإدارة 0125699572
2 د/ حمدي علي مطر كبير أطباء 01009201872
3 د/ عطيات عبدالمعبود محمد ،،
4 د/ سميحه عناني عفيفي ،،
5 د/ نبوي مصطفي فايد ،،
6 السيد يوسف السيد أولى كتابية 0104741784
7 هانم محمد مصطفي ،، 01277048860
8 محمد السيد العربي ثانية كتابية 01227806751
9 ناهد محمد أبو الفتوح أولى كتابية
10 هند مهنا درديري أولى فنيه 2332070
11 سماح إبراهيم دسوقي ،،
مكان العمل :-
تمارس الإدارة لأعمالها من خلال غرفة بالطابق الأرضي بمقر ديوان المديرية القديم في غرفه مساحتها 15م تقريباً وهذا بالنسبة للعاملين أما مكتب مدير الإدارة يوجد بأحد الغرف بالطابق الأول العلوي بمبنى المديرية الجديد.
إدارة مركز المعلومات والتوثيق :-
يعتبر مركز المعلومات أحد التقسيمات التنظيمية المعتمدة بالهيكل التنظيمي لمديرية الشئون الصحية ويتبع مباشرة السيد الدكتور / مدير المديرية .
وفيما يلي الاختصاصات المعتمدة :-
أولاً في مجال التوثيق :
1. تجميع الكتب والمراجع والوثائق والمجلات والبيانات والمعلومات من المصادر المختلفة سواء من داخل الجهة أو خارجها وفرزها وتسجيلها .
2. توصيف الوثائق مادياً وموضوعياً على نحو يبين عناصرها ومحتوياتها وعمل فهارس موضوعية لها .
3. التحليل العلمي لمحتويات الوثائق بكافة أشكالها وعمل مستخلصات لها .
4. تجميع وتنظيم وتبويب القوانين واللوائح والتعليمات المتعلقة بالجهة .
5. تزويد الباحثين والمترددين للإطلاع بالمواد المطلوبة وإرشادهم طبقاُ للنظم الموضوعة في الاستعارة الداخلية أو الخارجية .
ثانياً : في مجال الإحصاء :-
1. التعرف مقدماً على احتياجات الجهة من البيانات والمعلومات المطلوبة لها وبما يحقق أغراضها .
2. جمع البيانات المطلوبة للجهة في ضوء نماذج إحصائية تصمم لهذا الغرض مع مراعاة تطوير هذه النماذج بصفة مستمرة ومع إعداد التعليمات التي تكفل كيفية استيفاء النماذج طبقاً لبرامج محددة .
3. مراجعة البيانات فور الحصول عليها للتأكد من صحتها وملائمتها تمهيداً لتبويبها وتصنيفها مع ضرورة تحديث هذه البيانات أول بأول .
4. تصميم السجلات والبطاقات الإحصائية التي يتم فيها تخزين البيانات والمعلومات مع مراعاة تطوير هذه السجلات والبطاقات وحفظها بطريقة يسهل الرجوع إليها .
5. تحليل البيانات التي يتم الحصول عليها بهدف التوصل إلى مؤشرات إحصائية يتم الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات المناسبة فيما يختص بنشاط الجهة .
6. إعداد الدراسات والبحوث الإحصائية المتعلقة بنشاط الجهة وعلى الأخص المتعلقة منها بالعمالة وبما يفيد في مجال تخطيط القوى العاملة سواء على مستوى الجهة أو على المستوى القومي .
7. إعداد تقارير ومعلومات دورية عن نشاط الجهة طبقاً لأحدث البيانات المتوافرة والمسجلة في هذا المجال .
8. موافاة الجهات الأخرى بالبيانات والمعلومات المطلوبة لها وطبقاً للتوصيات المعدة .
9. الاستعداد لتلقي البيانات طبقاً لنظام إحصائي ينبع من اختصاصات الجهة ويكفل تدفق البيانات المعلومات في مساراتها بالنظام والسرعة والدقة المطلوبة .
ثالثاً :في مجال النشر :-
1. إصدار نشرة شهرية بكل ما يحتويه المركز سواء باللغة العربية أو اللغات الأجنبية أكان ذلك مقالاً أو كتيباً أو وثيقة .
2. نشر المستخلصات والتراجم على مستوى الجهة وكذلك النشرات الدورية والدراسات والكتيبات والبحوث وغير ذلك فيما يختص بنشاط الوحدات الرئيسية التابعة لها .
رابعاً : في مجال الحاسب الآلي :
1. إدخال جميع البيانات سواء على المستوى القومي العلاجي أو الوقائي بنظام ( H I S )
2. استخراج التقارير الخاصة بجميع النواحي الصحية الوقائي أو العلاجي شهرياً وسنوياًٍ .
3. إعداد المؤشرات والمعدلات بنسبة مئوية لجميع أعمال المديرية .
4. حفظ جميع أعمال المديرية على الوسائط الإلكترونية المختلفة .
5. حفظ قواعد البيانات ( J I S ) وهي تمثل خرائط مصر الصحية .
خامساً : دعم واتخاذ القرار :-
1. جمع بيانات مسبقة لمساعدة السادة مدير الإدارات بالمديرية للمساعدة في عملية اتخاذ القرار بناء على قاعدة بيانات سليمة .
2. مساعدة الأجهزة المتخصصة والباحثين بالجامعات في إعداد البحوث والدراسات المختلفة .
3. إمداد الأجهزة المتخصصة ( المركزي القومي لمعلومات الصحة – الهيئة العامة للإحصاء – الجامعات ) بقاعدة بيانات صحية سليمة .
إجراءات ( خطوات ) العمل التفصيلية :
• يقوم مركز المعلومات بجمع البيانات سواء على المستوى الوقائي أو العلاجي من مصادرها ( الوحدات الصحية بنطاق المحافظة ومن ثم يتم إرسالها إلى الإدارات الصحية بمراكز ومجالس المدن وذلك خلال اليوم الثالث من كل شهر .
• يتم إرسال البيانات من خلال الإدارة الصحية على الوسائط الحديثة ( الفلاشة – الاسطوانات المدمجة ) وذلك في موعد أقصاه في اليوم الثامن من كل شهر .
• يقوم مركز المعلومات بالمديرية بإعداد الإحصائيات الوقائية أو العلاجية لكافة الوحدات والمستشفيات على مستوى المحافظة وإرسالها إلى المركز القومي للمعلومات بوزارة الصحية في موعد أقصاه الخامس والعشرون من كل شهر .
• أما فيما يتعلق بالمواليد والوفيات فيتم توثيقها من خلال النموذج المعد لذلك ويتم إرسالها للوزارة في موعد أقصاه اليوم الثامن عشر من كل شهر .
• تتم كافة الإجراءات وتجميع البيانات من خلال برنامج تم إعداده بمعرفة وزارة الصحة ( H I S ) وهو نظام تم تصميمه ليتم العمل من خلاله بكافة مديريات الشئون الصحية على مستوى الجمهورية .
• يتم إعداد تقارير شهرية ( ربع سنوية – نصف سنوية – سنوية ) وكذلك استخراج المؤشرات الخاصة بها .
• مساعدة الأجهزة المتخصصة في إعداد البحوث والدراسات من خلال إمدادهم بالبيانات .
الثلاثاء 4 فبراير 2014 - 16:15